W dzisiejszej publikacji skupimy się na zagadnieniu, które w dalszym ciągu wywołuje wiele kontrowersji oraz pytań – czy konto bankowe w firmie jest obowiązkowe? Odpowiemy sobie również na pytania, dlaczego posiadanie konta firmowego jest tak ważne, które przepis regulują tę kwestię oraz wskażemy, na co należy zwrócić szczególną uwagę podczas wybierania rachunku firmowego.
- Czy trzeba mieć konto firmowe?
- Kiedy konto firmowe nie jest obowiązkowe?
- Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
- Prowadzenie działalności nierejestrowanej – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
- Współpraca wyłącznie z zagranicznym kontrahentem – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
- Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?
- Sytuacja, w której wymagane jest ujęcie rachunku bankowego na białej liście podatników VAT – obowiązek posiadania konta firmowego.
- Sytuacje, w których płatności objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności – obowiązek posiadania konta firmowego.
- Pozostałe sytuacje, które nie wynikają wprost z przepisów prawa, jednakże są sugerowane i korzystne dla klienta.
- Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego?
- Warto wiedzieć
Czy trzeba mieć konto firmowe?
Kwestia obowiązku posiadania rachunku bankowego związanego z działalnością gospodarczą zależy przede wszystkim od formy prowadzenia działalności gospodarczej. W pierwszej kolejności należy wskazać, że nie istnieje jeden generalny przepis (podstawa prawna), który jednoznacznie wskazuje na to, że prowadząc działalność gospodarczą należy posiadać konto firmowe. Brak jednego, konkretnego przepisu wcale nie oznacza, że takiego obowiązku nie ma. Przeciwnie – szereg obowiązków uregulowanych jest w różnych ustawach, z których wynika, że prowadzenie działalności gospodarczej (dokonywanie transakcji z klientami, dokonywanie płatności w relacji z urzędem skarbowym, zakładem ubezpieczeń społecznych etc.), wymaga posiadania konta firmowego.
Oczywiście są przypadki, w których można posługiwać się prywatnym rachunkiem bankowym przy rozliczeniach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jednakże jak zostanie to wykazane poniżej – może to przysporzyć więcej problemów, kłopotów, straty czasu, aniżeli posiadanie dedykowanego konta firmowego.
Kiedy konto firmowe nie jest obowiązkowe?
W tym miejscu skupimy się na przedstawieniu możliwych przykładów, kiedy to posiadanie konta firmowego nie jest obowiązkowe. Do takich sytuacji zaliczamy takie scenariusze jak np.:
- Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej;
- Prowadzenie działalności nierejestrowanej;
- Współpraca wyłącznie z zagranicznymi podmiotami.
Należy wyjaśnić dokładniej, kiedy ten obowiązek nie występuje oraz przybliżyć z czym jest to związane.
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
Należy jednoznacznie wskazać, że przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej brak jest podstaw prawnych do tego, aby właściciel musiał założyć konto firmowe. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie wymaga posiadania konta firmowego. Przeciwnie – może funkcjonować przy użyciu prywatnego rachunku bankowego.
Jednakże takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele potencjalnych problemów, do których zaliczyć możemy m.in.:
- problematyczna kwestia rozgraniczenia wydatków prywatnych od wydatków firmowych (biznesowych);
- zgłoszenie prywatnego rachunku bankowego jak rachunku związanego z obsługą działalności gospodarczej może wiązać się z tym, że urzędy kontrolujące (urząd skarbowy), będą miały dostęp do naszych prywatnych transakcji, co czasem może okazać się dość problematyczne;
- należy wnikliwie sprawdzić postanowienia umowy z bankiem, gdyż może z niej wynikać zakaz prowadzenia rozliczeń firmowych w ramach prywatnego rachunku bankowego;
- zdecydowanie wydłużony czas na odszukanie konkretnej transakcji bankowej z uwagi na wielość (sumę transakcji zarówno prywatnych oraz biznesowych);
- problematyczna kwestia udzielenia dostępu osobie upoważnionej do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie dokonywania przelewów bankowych – taki pracownik posiadać będzie również wgląd w prywatne wydatki właściciela rachunku bankowego (okoliczność ta jest wysoce niekomfortowa, wręcz niedopuszczalna).
Reasumując – zatem w takim przypadku obowiązek posiadania konta firmowego nie istnieje, ale sam rachunek bankowy będzie wymagany (będzie to mogło być konto prywatne, jednakże jednoznacznie wskazujemy na niedogodności i utrudnienia związane z tego typu modelem rozliczeniowym).
Prowadzenie działalności nierejestrowanej – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
W sytuacji, gdy prowadzimy działalność nierejestrowaną, nie ma obowiązku posiadania konta firmowego. W tym miejscu należy wyjaśnić, że działalność nierejestrowana to taka, która nie przekracza kwoty 2700,00 złotych brutto miesięcznie. Dodatkowo należy wskazać, że działalności nierejestrowanej nie należy nigdzie zgłaszać. Oznacza to, że również transakcje (w tym przelewy bankowe) mogą być dokonywane na prywatny rachunek osoby, która prowadzi działalność nierejestrowaną (obowiązek posiadania konta firmowego nie istnieje).
Współpraca wyłącznie z zagranicznym kontrahentem – brak obowiązku posiadania konta firmowego.
Jeżeli prowadząc działalność gospodarczą, współpracujemy wyłącznie z kontrahentami zagranicznymi to nie będziemy zobowiązani do zakładania rachunku firmowego. W takiej sytuacji preferowanym i praktykowanym jest założenie konta walutowego. Na uwagę zasługuje fakt, iż najistotniejsze w tym przypadku jest to, żeby wszystkie transakcje były dokonywane z podmiotem zagranicznym (współpraca wyłącznie z zagranicznym kontrahentem).
Odnośnie modelu rozliczania i rodzaju prowadzenia konkretnego rachunku bankowego z podmiotami zagranicznym, zdecydowanie rekomendowanym jest wcześniejsze skonsultowanie tej kwestii z danym bankiem przed rozpoczęciem dokonywania transakcji. Rachunek bankowy w każdym banku może mieć innego rodzaju wewnętrzne regulacje (umowy, regulaminy, procedury etc.), dlatego też istotne jest wnikliwe przeanalizowanie tego zagadnienia wcześniej bezpośrednio z pracownikiem wybranego banku.
Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?
W tym miejscu skupimy się na przedstawieniu możliwych scenariuszy, kiedy to posiadanie konta firmowego będzie obowiązkowe. Do takich sytuacji zaliczamy np.:
- Gdy wymagane jest ujęcie rachunku bankowego na białej liście podatników VAT;
- Gdy płatności objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności (tzw. mechanizm podzielonej płatności – MPP, Split Payment);
- Pozostałe sytuacje, w których przepisy nie nakazują wprost dokonywanie transakcji przy użyciu konta firmowego, jednakże takie działalnie jest sugerowane przez zdecydowaną większość specjalistów – dlatego też warto jest o tym cały czas wspominać.
Poniżej przybliżymy szczegóły każdej z wymienionych sytuacji.
Sytuacja, w której wymagane jest ujęcie rachunku bankowego na białej liście podatników VAT – obowiązek posiadania konta firmowego.
Tytułem wstępu należy wyjaśnić czym jest biała lista podatników VAT. Jest to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT lub wykaz podatników VAT, który jest prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W takiej sytuacji posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe. Taki rachunek bankowy automatycznie znajduje się w wykazie, który jest podbierany z rejestrów publicznych.
Sytuacje, w których płatności objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności – obowiązek posiadania konta firmowego.
Zasadnym jest wyjaśnienie czym jest mechanizm podzielonej płatności, który często nazywany jest skrótowo MPP lub Split Payment. Mechanizm ten polega na tym, że płatność za konkretny towar lub usługę, zrealizowana jest przez nabywcę specjalnym przelewem, nazywanym komunikatem przelewu, który nie trafia w całości na rachunek odbiorcy, ale zostaje automatycznie podzielony na kwotę netto i podatek VAT. Kwota netto trafia bezpośrednio na rachunek firmowy sprzedawcy, a kwota podatku VAT – na jego specjalny (odrębny) rachunek VAT. W takich okolicznościach niezbędne jest posiadanie firmowego konta bankowego.
Pozostałe sytuacje, które nie wynikają wprost z przepisów prawa, jednakże są sugerowane i korzystne dla klienta.
W tym miejscu poświęcimy więcej miejsca na pozostałych sytuacjach, które w naszej ocenie wymagają szczególnego uwzględnienia i stosowania rachunku firmowego. Tytułem wstępu należy wprost wskazać, że poniższe wyliczenia na oznaczają, że przepisy określają wprost obowiązek posiadania rachunku firmowego, jednakże prowadzenie tego typu rozliczeń przy wykorzystaniu rachunku firmowego jest zdecydowanie korzystniejsze, prostsze, bezpieczniejsze dla osoby odpowiedzialnej za prowadzenie firmy.
Wyjaśnienie – ustawodawca w tych przypadkach posługuje się wyłącznie sformułowaniem „rachunek bankowy” , „polecenie przelewu” lub „przelew bankowy” etc., nie wskazując na jego formę. Oznacza to, że wprost nie wymaga od nas, aby był to rachunek stricte firmowy.
Do takich okoliczności możemy zaliczyć m.in.:
- Zapłata podatków i różnego rodzaju rozliczenia z urzędem skarbowym;
- Gdy drugą stroną konkretnej transakcji jest inny przedsiębiorca;
- Gdy jednorazowa wartość konkretnej transakcji przekracza 15 000,00 złotych.
W tym miejscu warto jest przywołać podstawy prawne, z których wynikają powyższe okoliczności. W pierwszej kolejności należy wskazać na regulację wynikającą z art. 61 § 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651) – zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje: 1) w formie polecenia przelewu lub 2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Zatem ustawodawca wskazuje na obowiązek korzystania z przelewu lub innego elektronicznego sposobu uregulowania należności.
W dalszej kolejności należy zwrócić uwagę na art. 19 pkt 1-2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221) – dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy: 1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000,00 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
We wszystkich powyższych sytuacjach sugerowanym jest korzystanie z rachunku firmowego (dokonywanie transakcji za pośrednictwem konta bankowego należącego do firmy), gdyż jest to łatwiejsze i sprawniejsze w rozliczeniu, bezpieczniejsze z punktu widzenia ewentualnych kontroli skarbowej, zdecydowanie bardziej transparentne, przejrzyste. Odrębny rachunek firmowy dedykowany jest przede wszystkim dla spółek handlowych, ale sugerowanym jest zawsze posiadanie odrębnego rachunku firmowego dla każdego rodzaju działalności gospodarczej.
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego?
Należy zwracać szczególną uwagę na takie kwestie jak m.in.:
- koszty prowadzenia rachunku firmowego w danym banku;
- możliwości związane z atrakcyjnością produktów finansowych, które mogą wspomagać prowadzenie działalności gospodarczej (analiza innych instrumentów finansowych w danym banku np. oferty leasingowe, oferty kredytów firmowych etc.);
- dostępność i intuicyjność prowadzenia transakcji on-line i aplikacji mobilnej banku;
- innowacyjność banku w zakresie zabezpieczeń i ubezpieczeń transakcji, cyberataków etc.;
- jakość i dostępność obsługi przez dedykowanego doradcę (warto jest wcześniej sprawdzić jak oceniana jest obsługa bankowa przez dotychczasowych klientów biznesowych);
- warto jest zwrócić uwagę, aby oddział banku, w którym posiadamy rachunek firmowy był zlokalizowany stosunkowo blisko siedziby firmy (czasem może okazać się to bardzo istotne, szczególnie w przypadku wystąpienia nieoczekiwanych zdarzeń, gdy obecność w banku będzie obowiązkowa).
Źródła:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651);
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221).
Warto wiedzieć
- Słowem podsumowania należy wskazać, że zdecydowanie rekomendowanym jest posiadanie odrębnego rachunku bankowego do celów firmowych – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej (dotyczy to zarówno małych, jednoosobowych działalności gospodarczych oraz większych spółek handlowych).
- Minusem prowadzenia rachunku firmowego są jego wyższe koszty, aniżeli konta prywatnego. Jednakże korzyści płynące z tytułu posiadania odrębnego rachunku firmowego przewyższają potencjalne oszczędności w zakresie tych opłat.
Najczęściej zadawane pytania:
Czy konto firmowe jest obowiązkowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej?
Nie. Konto firmowe nie jest obowiązkowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Można prowadzić taką działalność przy wykorzystaniu konta prywatnego.
Czy konto firmowe jest obowiązkowe w 2023?
Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. W dużym uproszczeniu należy wskazać, że ze względu na obowiązki wynikające z zapłatą podatków, rozliczeń pomiędzy kontrahentami etc. taki obowiązek istnieje.
Czy prywatne konto może być kontem firmowym?
Tak. Konto prywatne może być kontem firmowym. Przykładem jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Jednakże takie działanie nie jest sugerowane.
Czy każdy przedsiębiorca musi zgłosić rachunek bankowy?
Z uwagi na obowiązki związane z zapłatą podatków, rozliczeniami z ZUS, rozliczeniami z kontrahentami etc., należy wskazać, że każdy przedsiębiorca musi zgłosić rachunek bankowy. Taka informacja przedstawiana jest również w deklaracji CEIDG.
Kiedy muszę założyć konto firmowe?
Konto firmowe należy założyć w momencie zarejestrowania firmy. Dopiero po zarejestrowaniu działalności gospodarczej i otrzymaniu wszelkich niezbędnych numerów np. numeru NIP, numeru REGON etc., możliwe jest założenie konta firmowego.
Kiedy nie trzeba mieć konta firmowego?
Sytuacją, w której nie trzeba mieć konta firmowego jest m.in. okoliczność prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, prowadzenie działalności nierejestrowanej etc.
Czy ZUS trzeba płacić z konta firmowego?
Nie ma takiego obowiązku. Podatnik może dokonywać wpłat z dowolnego rachunku bankowego.
Kiedy urząd skarbowy blokuje konto firmowe?
Do zablokowania przez urząd skarbowy konta firmowego może dojść w sytuacji, gdy zostanie powzięte podejrzenie o wykorzystywaniu rachunków bankowych do wyłudzeń skarbowych. Należy wskazać, że wystarczającym jest uprawdopodobnienie, nie zaś udowodnienie.
Kto nie musi być na białej liście?
Jeżeli podmiot jest podatnikiem zwolnionym z VAT oraz, gdy transakcje nie przekraczają wartości 15 000,00 złotych.
Ile kosztuje konto firmowe?
Nie ma jednej, stałej kwoty prowadzenia rachunku firmowego. Wszystko zależy od rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej, ilości transakcji etc. Zdarzają się sytuacje, że konto firmowe jest darmowe, jednakże zawsze warto jest sprawdzić te warunki i faktycznie je zweryfikować. Konto firmowe co do zasady jest droższe w prowadzeniu niż konto prywatne.
Jakie konto bankowe dla firmy jednoosobowej?
Dla firmy jednoosobowej zdecydowanie najkorzystniejszym rozwiązaniem są konta firmowe, które są dedykowane właśnie dla mniejszych podmiotów gospodarczych. W ofercie wielu banków istnieje wiele propozycji kont firmowych dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Wydaje się, że kluczowym w takim przypadku są konta, których prowadzenie jest najtańsze i jednocześnie połączone z wysoką jakością obsługi, zabezpieczeń etc.
Do czego potrzebne jest konto firmowe?
Konto firmowe potrzebne jest w zasadzie do wszelkich transakcji bezgotówkowych dokonywanych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno transakcji z kontrahentami, rozliczeń z urzędami etc.
Czy można zamknąć konto firmowe przy zawieszonej działalności?
Klient uprawniony jest do zamknięcia konta firmowego i założenia nowego konta w innym banku. Można zamknąć konto firmowe przy zawieszonej działalności.
W którym banku najkorzystniej założyć konto firmowe?
Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest przeanalizowanie ofert różnych banków i wybór konta firmowego, które jednocześnie spełnia poniższe kryteria: a) jest stosunkowo najtańsze w prowadzeniu, b) posiada wysoki poziom zabezpieczeń (w tym zabezpieczeń związanych z cyberatakami), c) posiada intuicyjną bankowość internetową i aplikację mobilną, d) posiada wysokiej jakości obsługę klienta firmowego, e) wyznacza dedykowanego dla danej firmy doświadczonego doradcę z sektora bankowego.
Jakie są wady korzystania z prywatnego rachunku bankowego do celów firmowych?
Do wad korzystania z prywatnego rachunku bankowego do celów firmowych zaliczyć możemy m.in.: a) potencjalny dostęp do transakcji prywatnych przez podmiot kontrolujący, b) trudności związane z odszukaniem wybranych transakcji firmowych z uwagi na wielość różnego rodzaju transakcji zarówno prywatnych oraz biznesowych, c) ograniczone możliwości oddelegowania dokonywania przelewów firmowych osobie trzeciej, która w takiej sytuacji ma dostęp do historii prywatnych transakcji właściciela rachunku bankowego.
