Zmieniając numer konta firmowego, trzeba zgłosić to do Urzędu Skarbowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a także innych urzędów i podmiotów zainteresowanych.
- Czy firmowy rachunek bankowy jest obowiązkowy?
- Jak zmienić firmowy rachunek bankowy?
- Jak wybrać nowy rachunek bankowy dla firmy?
- Gdzie zgłosić zmianę firmowego rachunku bankowego?
- Kiedy poinformować urząd skarbowy i ZUS o zmianie rachunku bankowego?
- Jak zgłosić zmianę numeru firmowego konta bankowego?
- Jak zgłosić nowy numer konta bankowego w CEIDG?
- Jak poinformować klientów i kontrahentów o zmianie konta bankowego?
- Kogo jeszcze trzeba poinformować o zmianie konta firmowego?
- Co zrobić z dotychczasowym rachunkiem bankowym?
- Czy numer rachunku bankowego można przenieść?
- Warto wiedzieć
W Polsce działa 4,3 miliona przedsiębiorstw. Najmniejsze z nich mogą w ogóle nie mieć konta firmowego, podczas gdy inne mają ich kilka, a nawet kilkaset.
Czy firmowy rachunek bankowy jest obowiązkowy?
Firmowy rachunek bankowy jest konieczny dla płatników VAT. Wynika to z konieczności połączenia z nim specjalnego konta podatkowego wykorzystywanego w płatnościach split payment. Subkonta wykorzystywanego do płacenia VAT-u nie można przypisać do rachunku osobistego.
Dla pozostałych (głównie mikroprzedsiębiorstw) firmowy rachunek bankowy nie jest obowiązkowy. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą teoretycznie nie musza go posiadać, jeśli nie są VAT-owcami. W praktyce jednak odrębne konto firmowe jest bardzo dobrym pomysłem i większość osób prowadzących działalność takie posiada.
Spółki prawa handlowego (np. sp. z o.o.), organizacje posiadające osobowość prawną czy fundacje zawsze muszą mieć konta profesjonalne. Wymagają tego od nich odrębne od prawa bankowego przepisy.
Osoba fizyczna prowadząca JDG może rozliczać wszystkie płatności za pomocą konta prywatnego dopóki nie będzie zmuszona przejść na VAT. Będzie mieć jednak trudności w przypadku np. korzystania z dofinansowań z Funduszy Unijnych lub zatrudnianiu pracowników. Przede wszystkim kontrola skarbowa będzie wówczas sprawdzać konto prywatne i wszystkie subkonta z nim powiązane.
Firmowy rachunek bankowy jest niezbędny dla znacznej części firm i przydatny dla pozostałych. VAT zawsze wymaga subkonta podatkowego przypisanego do rachunku firmowego.
Jak zmienić firmowy rachunek bankowy?
Dla firmy, podobnie jak dla osoby fizycznej, można otworzyć więcej niż jeden rachunek. Chcąc to zrobić warto najpierw wybrać optymalne konto firmowe. Należy założyć je zanim zrezygnuje się ze starego konta. Potem najlepiej będzie przenieść kolejno wszystkie powiązane z rachunkiem operacje na nowe konto:
- Poinformować urzędy,
- Ustawić przypomnienia i przelewy cykliczne,
- Poinformować klientów i kontrahentów,
- Podpiąć (przeważnie wyrobić nowe) firmowe karty kredytowe,
- Zmienić rachunek w programie, w którym wystawiasz FV i wszystkich programach księgowych,
- Przypisać telefony dla potrzeb płatności BLIK.
Dopiero po pełnym przeniesieniu działań firmowych na nowe konto, można zamknąć stare. Najlepiej jednak utrzymać je jeszcze przez okres 2-3 miesięcy. Przykładowo klient, który opóźnił się z płatnością FV, wpłaci ją na jeszcze dotychczas używane konto.
Jak wybrać nowy rachunek bankowy dla firmy?
Najlepiej skorzystać z porównywarki i przejrzeć oferty wszystkich banków. Konta firmowe znacznie różnią od prywatnych i od siebie nawzajem. Przede wszystkim są płatne, warto więc wybrać takie, które spowoduje możliwie najniższe koszty. Nie powinno to być jednak główne kryterium wyboru, ponieważ funkcjonalność konta firmowego jest znacznie ważniejsza niż koszty jego prowadzenia.
Banki oferują wiele udogodnień, takich jak szablony przelewów do ZUS i urzędów skarbowych, uproszczenie niektórych procedur, a nawet wsparcie w zakresie księgowości małej firmy. W zależności od profilu swojej działalności możesz wybrać konto z odpowiednimi dla Ciebie bonusami. Czasem idealne będą bezpłatne przelewy międzynarodowe, innym razem możliwość dowolnego tworzenia subkont i dokonywania rozliczeń między nimi.
Nawet prowadząc niewielką, jednoosobową działalność gospodarczą masz do wyboru konta w kilkunastu bankach, a większość z tych banków jest Ci w stanie zaoferować też kilka opcji do wyboru.
Jeśli masz już wybrany bank, nie zaszkodzi zadzwonić na infolinię banku dla klientów profesjonalnych, przedstawić swój model działalności i zapytać co bank ma do zaoferowania.
Gdzie zgłosić zmianę firmowego rachunku bankowego?
Musisz zgłosić zmianę w CEIDG, oraz urzędzie skarbowym. Jeśli są jakiekolwiek inne urzędy, którym potrzebny jest Twój numer konta (np. otrzymujesz dotację w transzach), Twoim obowiązkiem jest to zgłosić również do nich.
Aktualizacja numeru konta może być dokonana online za pomocą CEIDG. Strona Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej działa na tyle dobrze, że można spokojnie za jej pośrednictwem aktualizować wszelkie dane firmowe, w tym także numer konta bankowego.
Druga zmiana dotyczy urzędu skarbowego, gdzie należy złożyć wniosek NIP-2. Też najlepiej online. Można dokonać zmiany za pośrednictwem systemu EPUAP.
Zgłoszenia nowego rachunku bankowego można dokonać w 5 minut (10 jeśli zatnie się CEIDG) i nie jest to w żaden sposób utrudnione dla przedsiębiorcy.
Kiedy poinformować urząd skarbowy i ZUS o zmianie rachunku bankowego?
Zmiana firmowego rachunku bankowego w urzędzie skarbowym musi być dokonana w ciągu 7 dni.
Faktycznie polecamy dokonać zgłoszenia natychmiast. Od razu po utworzeniu nowego konta firmowego, najlepiej jeszcze przed jego faktycznym użyciem. Za niepoinformowanie Urzędu Skarbowego w wymaganym terminie, przedsiębiorca może zostać ukarany finansowo, więc lepiej dopilnować wszystkiego wcześniej.
Warto zauważyć, że zasady naliczania 7 dni nie są całkiem jasne. Możesz mieć 2 lub więcej kont firmowych i w trakcie roku podatkowego dojść do wniosku, że od tej pory głównym kontem będzie inne niż dotychczas. Bezpiecznym rozwiązaniem jest zgłosić konto od razu po jego otwarciu lub pierwszym użyciu jako firmowego.
Jak zgłosić zmianę numeru firmowego konta bankowego?
Najlepiej online. Po zalogowaniu się na stronie CEIDG wszystkie dane firmowe są proste do zmiany. Druk NIP-2 do urzędu, można pobrać ze strony rządowej. Prawdopodobnie znajdziesz go też na stronie swojego Urzędu Skarbowego.
Jeśli z jakiegoś powodu zgłoszenie zmiany rachunku bankowego online Cię nie przekonuje, możesz udać się do swojego Urzędu Skarbowego i tam dokonać zmiany. Korzystanie ze ścieżki elektronicznej pozwala jednak ograniczyć czas i bezpośredni kontakt z tą instytucją do minimum.
Jak zgłosić nowy numer konta bankowego w CEIDG?
Po zalogowaniu się do CEIDG wyszukaj wniosek CEIDG 1 czyli ten najbardziej standardowy. Służy on właśnie do umieszczenia w systemie lub zmiany danych firmowych. Jedną z możliwości jest zmiana konta firmowego. Możesz też poprawić w ten sposób inne informacje, np. jeśli firma zmieni adres.
Zmień numer rachunku na aktualny i zatwierdź całość.
Na wszelki wypadek sprawdź potem dane swojej firmy i upewnij się, że są poprawne. Pomyłki zdarzają się rzadko, ale na pewno chcesz ich uniknąć.
Jak poinformować klientów i kontrahentów o zmianie konta bankowego?
Najlepszym rozwiązaniem są aktualnie emaile, ale w przypadku stałej współpracy wciąż zwyczajowo stosuje się formę listu poleconego. W tej drugiej sytuacji polecamy wysłać jednocześnie email (dojdzie natychmiast, zapobiegnie pomyłkom) i list (dojdzie później, ale dopełni etykiety).
Jeśli klienci lub dostawcy korzystają z aplikacji, nad którą masz kontrolę, możesz wysłać im wiadomość w aplikacji. Czaty, SMS-y, wiadomości głosowe i inne uproszczone formy komunikacji mogą być zastosowane obok wiadomości mailowej, ale nie koniecznie zamiast niej. Wynika to z faktu, że łatwo je przeoczyć, a trudno odnaleźć je później w strumieniu danych.
Zwłaszcza w przypadku stałych klientów warto telefonicznie upewnić się, że dane zostały zaktualizowane. Księgowość czasami automatycznie powtarza operacje z poprzednich miesięcy,
Kogo jeszcze trzeba poinformować o zmianie konta firmowego?
Jeśli wobec firmy toczą się postepowania komornicze (egzekucyjne) masz obowiązek zgłosić zmianę konta firmowego organowi prowadzącemu sprawę czyli np. komornikowi. Jeśli zmiana konta dotyczy spółki w upadłości, albo pod kontrolą syndyka – organy sprawujące kontrolę nad finansami spółki muszą zostać poinformowane i w niektórych wypadkach mogą zablokować zmianę konta.
Sytuacja Twojej firmy może wymagać poinformowania innych podmiotów, jeśli nie masz pewności, skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Co zrobić z dotychczasowym rachunkiem bankowym?
Zgłoszenie zmiany konta firmowego wymaga nieco czasu, ponieważ zarówno pracownicy urzędu skarbowego, jak i klienci czy dostawcy mogą popełniać pomyłki bezpośrednio po zmianie rachunku.
Najlepiej więc pozostawić tymczasowo stary rachunek, ustawiając na nim automatyczny przelew wszystkich wpływów na nowe konto. Pozwoli to uniknąć sytuacji gdy np. klient płaci FV wystawioną z poprzednim numerem konta, a pieniądze przez kolejny miesiąc dryfują w banku nim zostaną zwrócone.
Czy numer rachunku bankowego można przenieść?
Niestety nie. Po likwidacji rachunku bankowego związanego z danym numerem, numer też przestaje funkcjonować. Teoretycznie bank mógłby go w przyszłości wykorzystać ponownie dla nowego klienta, ale na pewno nie zrobi tego szybko. Prawdopodobnie wcale.
Numerów nie można przenosić ponieważ w każdym z nich zapisane są takie informacje jak: kraj, rodzaj rachunku, bank i czasami nawet oddział.
Warto wiedzieć
- Firma musi mieć konto firmowe, jeśli jest płatnikiem VAT.
- Przedsiębiorstwo może mieć dowolną ilość kont bankowych.
- Zmiana numeru konta bankowego powinna być zgłoszona w CEIDG (wniosek CEIDG-1) i Urzędzie Skarbowym (Wniosek NIP-2).
- Na zmianę konta w urzędzie masz 7 dni, ale najlepiej zrób to od razu.
- Zaplanuj przejście z wyprzedzeniem, tak by uniknąć pomyłek ze strony klientów i kontrahentów.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jak zgłosić nowy numer konta firmowego do urzędu skarbowego?
Należy wykorzystać druk NIP-2. Można go wypełnić i wysłać online, lub pobrać wydruk w urzędzie.
Gdzie trzeba zgłosić konto firmowe?
W CEIDG, w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby działalności.
Czy zmianę konta firmowego trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym?
Tak, służy do tego wniosek NIP-2. Numer rachunku bankowego służy do identyfikacji podatników.
Gdzie trzeba zgłosić zmianę konta firmowego?
Tak samo jak przy założeniu nowego konta firmowego, trzeba poinformować urząd skarbowy i CEIDG.
Kogo powiadomić o zmianie konta firmowego?
Klientów, dostawców, firmy pośredniczące, urzędy – skarbowy i wszystkie, od których bierze się dotacje, CEIDG, inne podmioty współpracujące.
